Noen tips om det å arrangere årsmøte. 

0. Møteledelse
Møtelederen kommer man ikke utenom. Selv om vedkommende selvsagt kan velge å si minst mulig, er det fint for både styret og for de frammøtte at noen ser til at møtet går greit unna, og at en person følger godt med på at alle punkter i agendaen behandles grundig, og dessuten holder rede på ordskiftet om nødvendig. For ikke å nevne klokken...

1. Åpning
a) Ønsk de frammøtte velkommen, og takk for at de har kommet. Husk at de som har møtt opp er der vanligvis som privatpersoner eller ihvertfall som representant for en personlig interesse.

b) Gi praktiske opplysninger om når møtet må være ferdig, røykeforbud, om det blir kaffe eller annen servering, om det eventuelt skal skje noe etter at møtet er avsluttet. Da kan det være aktuelt å diskutere saker som ikke kommer inn under årsmøtet, eller man kan hygge seg med kulturinnslag el.l. 

2. Konstituering
a) Opplys hvor mange stemmeberettigede som er tilstede. Det vil ofte være tilstrekkelig med navneopprop. Dersom det er mange personer eller man har mulighet for å møte med skriftlig fullmakt, bør det leveres inn navnesedler som telles før møtet starter.

b) Opplys hvordan møteinnkallingen har skjedd, og spør om noen har innvendinger til måten det er gjort på. Spesielt ved større årsmøter bør man få protokollført at møtet er lovlig innkalt - da slipper man kommentarer til dette i etterkant, f.eks. dersom en sak som skal vedtas skaper splid under møtet eller i etterkant.

c) Les opp sakslisten, spør om det er noen innvendinger til den. Sørg for at det protokollføres at den er godkjent, eventuelt med justeringer.

d) Det velges en referent (skriver) og to til å underskrive protokollen. Det kan være greit om møteleder på forhånd har sagt seg villig til å skrive protokollen, og at dette foreslås til årsmøtet, men dersom det er en større forsamling vil ofte møtelederen ha nok med å lede møtet.

e) Årsmøtet erklæres konstituert (kanskje litt høytidlig, men årets viktgste møte kan vel være litt formelt?)

3. Styrets årsberetning
Spør om noen ønsker at årsberetningen skal leses opp. Vanligvis vil den ikke være så omfattende for et lokalt, frivillig lag, og samtidig er innholdet i årsberetningen ofte informativ dersom noen som er tilstede har mindre kjennskap til lagets aktiviteter etc.

Dersom årsberetningen/meldingen er omfattende, foreslå at den behandles sak for sak. Spør til slutt om årsberetningen kan godkjennes.

4. Regnskap
a) Spør om noen forlanger regnskapet (årsoppgjøret) opplest. Kommenter de viktigste tallene og lagets økonomiske situasjon.

b) Revisors melding leses opp. For et mindre lag vil revisors melding vanligvis ikke utgjøre mer enn en setning og en signatur. Man bør uansett vektlegge at noen har kontrollert regnskapet, fordi kontrollen jo har skjedd på vegne av medlemmer og årsmøte.

Både a) og b) kan med fordel overlates til den som har ført regnskapet.

c) Styrets forslag til hvordan lagets økonomiske overskudd/underskudd skal anvendes/dekkes skal leses opp.

d) Spør om det er noen beberkninger til årsoppgjøret slik det er framlagt.

e) Årsmøtet skal beslutte hvorvidt det framlagte regnskapet skal godtas, samt om styrets forslag til disponering av årsresultatet skal vedtas. Vanligvis vil et resultat bli videreført til neste års drift. Dersom overskudd/underskudd er spesielt stort, bør styret ha bemerket det i sitt forslag til disponering av resultatet.

5. Budsjett og handlingsplan
De enkelte postene i budsjettet gjennomgås. For et mindre lag vil det ikke ha noen hensikt å gå så detaljert til verks, istedet er det kanskje tilstrekkelig å kommentere forventet aktivit for det kommende driftsåret.

Budsjettet kan med fordel behandles i forbindelse med at man legger fram et eventuelt handlingsprogram for kommende år. Dette behøver heller ikke å være detaljert, men for de fleste lag vil det være nyttig å ha klare mål for perioden, ikke bare økonomisk men også for aktiviteten.

Budsjett og handlingsplan/program tas opp til votering hver for seg. Når årsmøtet har vedtatt et budsjett/program må selvsagt det nye styret forholde seg til dette, noe som i det videre arbeidet kan være positivt både for lagets medlemmer og for styret.

6. Fastsettelse av medlemskontingent
Årsmøtet fastsetter kontingenten for det kommende året. Dette er egentlig en del av budsjettet, og kan også behandles i tilknytning til pkt 5.

Styret har gjerne kommet med et forslag til kontingent. Eventuelt kan det nye styret få fullmakt til å bestemme kontingenten på sitt første styremøte.

Under dette punktet kan det kanskje også passe å ta opp nye kollektive medlemmer dersom det er aktuell praksis i laget. Dersom opptak av nye medlemmer er en sak for årsmøtet, må styret på forhånd ha laget en innstilling.

7. Forslag
a) Forslag framsatt av styret. Opplys hva forslaget går ut på og begrunnelsene for å framsette forslaget. Spør om noen har innvendinger. Tas opp til votering.

b) Innkomne forslag. Forslaget, og styrets standpunkt til forslaget, refereres. Be forslagstilleren om å opplyse om hva forslaget går ut på og å begrunne det. Spør om noen har innvendinger. Tas opp til votering.

Forslag skal være lagt fram til styret innen en viss tid før årsmøtet. Dersom noen foreslår tillegg til eller endringer av framlagte forslag til vedtak, skal vedkommende levere slike forslag til møtelederen. Dette fordi forslaget ikke stod i innkallingen, og  at ingen i ettertid skal komme i tvil om hva som egentlig ble foreslått. 

Dersom en sak krever et kvalifisert flertall må det opplyses før votering. 

Det er lurt å sette av litt tid til foreslåtte saker, fordi det ofte er under disse sakene at mange ønsker å si noe.

8. Valg
a) Redegjør for hvem som er på valg og for hvilken periode. Det velges eventuelt tellekorps, avhengig av hvor mange stemmeberettigete dere er, eller om noen krever det. Særlig når man ikke har flere kandidater enn styremedlemmer som skal velges, skjer gjerne valg ved akklamasjon (applaus).

Valgkomiteen avgir sin innstilling. Møtelederen spør om det foreligger andre forslag. Det greieste er å velge lederen først ved særskilt valg. Deretter kan man velge styremedlemmene enten en om gangen, eller samlet. Det samme for varamedlemmer. 

b) Valg av valgkomité og eventuelle andre komiteer/tillitsfolk.

c) Valg av revisor.

9. Avslutning
a) Be referenten om å lese opp protokollen. Spør om det er noen bemerkninger til denne, foreslå at den godkjennes. Be om at de to som er valgt til å underskrive protokollen kommer fram og undertegner denne sammen med møtelederen.

b) Takk for frammøtet og erklær årsmøtet for hevet. Dersom det skal skje noe etter årsmøtet, minner man om det (se pkt b under Åpning). 
 

Husk å sende årsmøteprotokoll til alle medlemmer og revisor, og også til eventuell paraplyorganisasjon og til orientering oppover i egen organisasjon. 
For Folkeakademiet gjelder at Landsforbundet (FAL) skal ha protokoll til orientering og historisk arkiv, mens protokollen også bør sendes til distriktets daglige leder til orientering.