Noen tips om det å arrangere årsmøte. 

Årsmøtet er det lokale folkeakademiets høyeste myndighet, og holdes en gang årlig. Selv om teksten på denne siden er skrevet med tanke på vår egen organisasjon, vil de fleste lag og organisasjoner kunne ha nytte av innholdet. 

0. Møteledelse
Møtelederen skal velges av årsmøtet, og vedkommende blir ansvarlig for å lede møtet. Selv om vedkommende kan velge å si minst mulig, er det fint for både styret og for de frammøtte at noen ser til at møtet går greit unna, og at en person passer på at alle punkter i sakslisten behandles grundig, og dessuten holder rede på ordskiftet. For ikke å nevne klokken...

Man bør unngå at møtet ledes av et medlem av styret.

1. Åpning
a) Styreleder ønsker de frammøtte velkommen. Husk at deltakerne har møtt opp som privatpersoner eller som representant for en personlig interesse på vegne av annen organisasjon eller institusjon.

b) Gi nødvendige opplysninger. Slike opplysninger kan være når møtet skal være ferdig, hvor/når man kan røyke, om det blir kaffe eller annen servering, og om det skal skje noe etter at selve årsmøtet formelt er avsluttet. Da kan det nemlig være aktuelt å diskutere saker som ikke er årsmøterelaterte, eller å hygge seg med kulturinnslag el.l.

2. Konstituering
a) Opplys hvor mange stemmeberettigede som er tilstede. Det vil ofte være tilstrekkelig med navneopprop. Dersom det er mange personer til stede eller man har mulighet for å møte med skriftlig fullmakt, bør det leveres inn navnesedler som telles før selve møtet starter.

b) Opplys hvordan møteinnkallingen har skjedd, og spør om noen har innvendinger til måten det er gjort på. Få protokollført at møtet er lovlig innkalt - da slipper man kommentarer til dette i ettertid, noe som kan oppstå dersom f.eks. en sak skaper splid.

c) Spør om det er noen innvendinger til sakslisten. Sørg for at det protokollføres at den er godkjent, eventuelt med justeringer.

d) Det velges en referent (skriver) og to til å underskrive protokollen. Man kan spare tid ved at noen på forhån er blitt forespurt om å skrive protokollen, men dette skal vedtas formelt av årsmøtet.

e) Årsmøtet erklæres konstituert (kanskje føles dette som litt vel høytidlig, men årets viktgste møte kan vel få være litt formelt?)

3. Årsmelding
Styrets årsmelding/-beretningen skal leses opp. Meldingen inneholder viktig informasjon for både gamle og nye medlemmer, og vil normalt ikke ta lang tid å lese opp. Selv om delegatene bør ha lerst den før møtet, tar ingen skade av å høre den opplest en gang til.

Dersom årsmeldingen er omfattende, foreslå at den behandles sak for sak. Spør til slutt om den kan godkjennes.

4. Regnskap med revisormelding
a) Les opp regnskapet (årsoppgjøret). Kommenter de viktigste tallene og lagets økonomiske situasjon.

b) Revisors melding leses opp. For et mindre lag vil revisors melding vanligvis ikke utgjøre stort mer enn en setning og en signatur. Man bør uansett vektlegge at noen har kontrollert regnskapet, fordi kontrollen jo har skjedd på vegne av medlemmene og årsmøtet.

Både a) og b) kan overlates til den som har ført regnskapet.

c) Styrets forslag til hvordan lagets økonomiske overskudd/underskudd skal anvendes/dekkes skal leses opp.

d) Spør om det er noen bemerkninger til årsoppgjøret slik det er framlagt.

e) Årsmøtet skal beslutte hvorvidt det framlagte regnskapet skal godtas, samt om styrets forslag til disponering av årsresultatet skal vedtas. Vanligvis vil et resultat bli videreført til neste års drift. Dersom overskudd/underskudd er vesentlig, bør styret ha bemerket dette i sitt forslag til disponering av resultatet, samt i neste punkt om budsjett.

5. Budsjett og fastsetting av kontingent
a) De enkelte postene i budsjettet gjennomgås. For et mindre lag vil det ikke være hensiktsmessig å gå så detaljert til verks, istedet er det kanskje tilstrekkelig å kommentere forventet aktivitet for det kommende driftsåret.

b) Årsmøtet fastsetter kontingenten for det kommende året. Dette er egentlig en del av budsjettet, og kan også behandles under forrige avsnitt.

Styret skal ha fremmet forslag til kontingent i sakspapirene. Eventuelt kan det nye styret få fullmakt til å bestemme kontingenten på sitt første styremøte.

Budsjettet tas opp til votering.

6. Arbeidsprogram
Man legger fram et handlingsprogram for kommende år. For de fleste lag vil det være nyttig å ha klare mål for perioden, og handlingsprogrammet kan f.eks. bestå av 4-5 prioriterte mål.

Arbeidsprogram/handlingsplan tas opp til votering. 

Når årsmøtet har vedtatt et budsjett/program må selvsagt det nye styret forholde seg til dette, noe som i det videre arbeidet kan være positivt både for lagets medlemmer og for styret.

7. Innkomne forslag
a) Forslag framsatt av styret. Opplys hva forslaget går ut på og begrunnelsene for å framsette forslaget. Spør om noen har innvendinger. Tas opp til votering.

b) Innkomne forslag. Forslaget, og styrets standpunkt til forslaget, refereres. Be forslagstilleren om å opplyse om hva forslaget går ut på og å begrunne det. Spør om noen har innvendinger. Tas opp til votering.

Dersom noen foreslår nye saker eller tillegg eller endringer av framlagte forslag til vedtak, kan årsmøtet vedta at slike skal leveres skriftlig til møteleder. Dette fordi forslaget ikke har stått i innkallingen, og at ingen i ettertid skal være i tvil om hva som egentlig ble foreslått. 

Dersom en sak krever kvalifisert flertall må dette opplyses før votering. 

Forslag til vedtektsendringer må være kommet til styret minst 2 uker før årsmøtet (gjelder for Folkeakademiet, andre lag må referere sine vedtekter).
Det er lurt å sette av litt tid til foreslåtte saker, fordi det ofte er under disse sakene at mange ønsker å si noe.

8. Valg
a) Redegjør for hvem som er på valg og for hvilken periode. Det velges eventuelt tellekorps, avhengig av antall stemmeberettigede, eller dersom noen krever det. 

Valgkomiteen avgir sin innstilling. Møtelederen spør om det foreligger andre forslag. Lederen velges gjerne ved særskilt valg. Deretter kan man velge styremedlemmene enten en om gangen, eller samlet. Det samme gjelder for varamedlemmer. Konferer lagets vedtekter for gjeldende bestemmelser vedrørende valg.

Om man ikke har flere kandidater enn styremedlemmer som skal velges, skjer gjerne valget ved akklamasjon (applaus).

b) Valg av valgkomité og eventuelle andre komiteer/tillitsfolk.

For Folkeakademiet gjelder bl.a. at lokallaget skal velge utsending til distriktssammenslutningens årsmøte, samt utsending til Folkeakademienes Landsforbunds landsmøte (annethvert år).

c) Valg av revisor.

9. Avslutning
a) Be referenten om å lese opp protokollen. Spør om det er noen bemerkninger til denne. Hvis ikke, foreslå at den godkjennes. Be om at de to som er valgt til å underskrive protokollen kommer fram og undertegner denne sammen med møtelederen.

b) Takk for frammøtet og erklær årsmøtet for hevet. Dersom det skal skje noe etter årsmøtet, minner man om det (se pkt b under Åpning).

Møteleder bør takkes for innsatsen, og kanskje skal avgått leder og/eller styremedlemmer eller andre ha blomst og takk for fjorårets innsats eller støtte. Det er ikke bare ved store årsmøter at det er på sin plass å si takk for vel utført jobb. 
 

Husk å sende årsmøteprotokoll til alle medlemmer og revisor, og også til eventuell paraplyorganisasjon og til orientering oppover i egen organisasjon. 
For Folkeakademiet gjelder at protokollen skal sendes både til Landsforbundet (FAL) og distriktssammenslutningen.